Esse é um modelo de reunião, real e já testado, que pode ser utilizado como ponto de partida para a criação de seu próprio modelo de reunião. Isso é apenas uma sugestão de como as funções podem ser organizadas. Se você estiver apenas nos primeiros passos da gestão de um clube Ágora, nós sugerimos que você siga este formato até ganhar alguma experiência. Nesta seção, apenas a ordem geral e os tempos sugeridos são explicados, e não são dados detalhes sobre cada uma das funções. Essas informações podem ser encontradas no capítulo "Funções das Reuniões do Clube". O formato da reunião para as reuniões presenciais e para as reuniões online é o mesmo. Antes da Reunião O Facilitador da Reunião deve chegar antes do horário marcado no local da reunião. Ele ou ela deve: Preparar o local - mesas, cadeiras, púlpito, colocação dos símbolos Ágora etc. Preparar as ferramentas que serão utilizadas pelo Cronometrista para medir e sinalizar o tempo (cronômetro, papéis coloridos para informar tempo etc. Imprimir a agenda Se aplicável, verificar o funcionamento adequado do sistema de iluminação, de som e de projeção Se o clube possuir equipamento para fazer gravações, prepará-lo e configurá-lo para o funcionamento. Para reuniões online, o Facilitador da Reunião deve iniciar a reunião ao menos 15 minutos antes do horário oficial para seu início. Alguns clubes têm uma seção com formato livre de "socialização", que geralmente dura 30 minutos antes da reunião e até algumas horas após a reunião. Materiais necessários Reuniões Presenciais Para uma reunião presencial do clube, você precisará, no mínimo, dos seguintes materiais: Um cronômetro para controlar o tempo dos discursos Alguma maneira de sinalizar os limites de tempo para o orador. Isso pode ser feito com sinais verdes, amarelos e vermelhos. Você pode utilizar luzes ou simplesmente folhas de papel coloridas. Formulários de feedback para a audiência. Todos os participantes da audiência (inclusive convidados) podem avaliar todos os oradores nestes formulários de feedback. Você pode utilizar modelos editáveis para os formulários de feedback - como o exibido abaixo - que estão disponíveis em nosso portal (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Você pode utilizar os templates disponibilizados ou criar seus próprios formulários. Canetas para a audiência e (especialmente) para o Cronometrista e para o Revisor Gramatical Agendas impressas da reunião A Palavra do Dia, impressa em uma ou duas folhas de papel com letras grandes, de forma que ela possa ser lida de longe pelos oradores e pela audiência. Folhas de papel (ou, preferencialmente, modelos prontos) para o Revisor Gramatical, Cronometrista e Contador de És. Reuniões Online Para as Reuniões Virtuais, é aconselhável ter os seguintes links e materiais disponíveis, para o caso de as pessoas que assumiram funções não estarem preparadas: Links para os planos de fundo do Zoom que o Cronometrista pode utilizar Links para o Gerador de Recursos para que o Revisor Gramatical e o Cronometrista criem seus backgrounds Versões pré-criadas em PDF dos formulários de avaliação de cada projeto e função (elas podem ser geradas automaticamente nas páginas de cada função e projeto) Um PDF criado com o Formulário de Avaliação Geral que os membros que não são avaliadores utilizam para dar feedback para os oradores Reunião Parte I - Início 1. Geralmente, o Facilitador da Reunião pede silêncio e inicia a reunião, dá boas-vindas a todos, faz uma apresentação concisa da pessoa com a função de Líder de Reunião naquele dia e lhe passa a palavra. 2. O Líder de Reunião dá boas-vindas a todos. Neste ponto, o Líder de Reunião pode fazer algumas coisas interessantes: Lembrar a todos de desligar seus celulares. Para as reuniões online, além disso, pedir para as pessoas desligarem qualquer fonte possível de interferência e para fechar a porta do cômodo onde estão. Lembrar a todos de não atravessar a sala durante os discursos. Para reuniões online, lembrar a todos que a segurança e o decoro devem ser respeitados o tempo inteiro. Isso significa que ninguém deve estar dirigindo ou realizando atividades perigosas durante a reunião. Todos devem estar vestidos adequadamente e, finalmente, todos devem manter as câmeras ligadas durante toda a reunião. Se houver convidados, fazer uma introdução geral sobre a Agora Speakers International e sobre o clube, seus objetivos e missão, e sobre o que fazemos e a maneira que agimos. Um aspecto que sempre vale a pena explicar para os convidados é o de a reunião não ter um formato livre, onde todos podem falar quando quiserem, e sim possuir uma agenda estruturada, com pessoas assumindo funções específicas para as quais elas se voluntariam com antecedência. Isso ajuda os convidados a corrigirem rapidamente algumas impressões falsas e comuns sobre as reuniões Ágora. Algumas vezes também vale a pena explicitar esses aspectos durante a introdução: A reunião é dividida em diferentes seções, com diferentes pessoas responsáveis por cada seção. As funções e seções têm objetivos específicos, que são explicados com detalhes em nossos materiais online. As funções são voluntárias, e todos podem se candidatar. As funções são diferentes em cada reunião - o líder da reunião é uma pessoa hoje, mas será uma pessoa diferente na próxima reunião. Todos são avaliados, de forma que todos podem aprender e se aperfeiçoar. Se houver convidados, essa também é uma boa oportunidade para que cada um se levante e se apresente para a audiência. Geralmente, o Líder de Reunião pode simplesmente perguntar "como você nos conheceu?" ou "o que te trouxe aqui?" etc. Alguns convidados confundem o pedido para se apresentar com um pedido para fazer um discurso de 20 minutos ali mesmo. O Líder de Reunião deve ser rápido e interromper esses discursos fora de hora que podem atrapalhar o cronograma de toda a reunião. Parte II - A Equipe de Avaliação 3. O Líder de Reunião dá a palavra para o Cronometrista por 1-2 min, que explica sua função, porque a marcação de tempo é importante e como a sinalização de tempo funciona. 4. O Líder de Reunião dá a palavra para o Revisor Gramatical por 1-2 min, que explica sua função e os elementos aos quais ele vai dirigir sua atenção. 5. O Líder de Reunião dá a palavra para o Contador de És por 1-2 min, que explica sua função, a importância de não se utilizar palavras de hesitação e alguns exemplos delas. Em algumas reuniões, as funções de Revisor Gramatical e de Contador de És são realizadas por uma mesma pessoa. Além disso, alguma dessas pessoas também pode introduzir a "Palavra do Dia". O objetivo da Palavra do Dia é treinar os participantes a serem flexíveis enquanto falam e a se adaptar a mudanças, ao invés de aprender discursos de cor. Parte III- Projetos 6. Para cada Projeto, o Líder de Reunião: Pede para o Avaliador do Discurso explicar os objetivos do discurso. Pede para o Orador fazer o discurso. Dá a audiência 1-2 minutos para que todos possam escrever seus feedbacks para o orador. Recomenda-se que os projetos sejam ordenados em ordem crescente de dificuldade para evitar que discursos mais robustos antecedam os discursos de oradores inexperientes. 7. Quando a parte de discursos preparados terminar, o Líder de reunião passa a palavra para o Mestre de Tópicos Surpresa, que conduz essa seção. Geralmente, a seção dura 15 minutos, e cada resposta a um Tópico Surpresa dura 1-2 minutos. Esse é um bom momento para fazer uma pequena pausa se o clube tiver esse hábito, já que isso dá mais tempo para os avaliadores terminarem suas avaliações. Além disso, alguns clubes gostam de fazer uma votação para escolher o melhor orador e a melhor resposta para os Tópicos Surpresa. Esse também seria um bom momento para pedir para todos votarem e recolher os votos. Se houver uma votação, você deve repetir (e, preferencialmente, escrever em um local visível) os nomes dos oradores e os nomes de todos os participantes dos Tópicos Surpresa. Parte IV - Avaliação dos Discursos 8. Assim que a seção anterior tiver terminado, o Avaliador da Reunião chama os Avaliadores de Discurso para fazer suas avaliações, cada uma com duração de 3-5 minutos. 9. Quando todas as Avaliações de Discurso tiverem terminado, o Avaliador de Tópicos Surpresa vai ao palco e apresenta seu relatório. Essa avaliação deve durar 5 - 7 minutos. 10. Opcional - Se seu clube tiver um Avaliador de Escuta, esse momento seria uma boa janela de participação para esta função. Parte V - Avaliações Técnicas e Conclusão 11. Quando a seção anterior tiver terminado, o Contador de És, Revisor Gramatical e Cronometrista apresentam seus relatórios, cada um com 1-2 minutos, geralmente na ordem inversa daquela adotada no início da reunião. 12. Finalmente, o Avaliador da Reunião apresenta sua avaliação geral da reunião e de todos os avaliadores. Esta parte dura, geralmente, 5 - 7 minutos 13. O Líder de Reunião dá a palavra para qualquer pessoa (especialmente Diretores do Clube) que queira fazer anúncios. Esse é um bom momento para o Líder de Reunião perguntar aos convidados sobre suas impressões sobre a reunião, sobre como se sentiram etc. 14. O Líder de Reunião dá a palavra para o Facilitador da Reunião, que encerra o evento.